産休の挨拶メール例文

産休の挨拶メール例文とお菓子で引き継ぎをスムーズに!

産休の挨拶は、いつごろどのような内容で行ったらよいのか判らないという方のために。産休の挨拶を始めるタイミングと挨拶に盛り込みたい内容・社内外向け産休挨拶メールの例文をご紹介していきます。産休挨拶は、余裕を持って漏れなく行いましょう!

産休の挨拶メール例文とお菓子で引き継ぎをスムーズに!

産休挨拶のタイミングは?社内外への産休挨拶メール例文

産休に入る前は、「いつ挨拶をすれば良いのか?」「どんな挨拶をすれば良いのか?」などと、色々と悩んでしまうものです。産休は、大なり小なり周りの人への負担が大きくなりますので、失礼のない挨拶をして産休を迎えたいところです。

産休前の挨拶に悩んでいる方のために、産休挨拶のタイミング・産休挨拶をする順番・産休挨拶で知らせるべき事項など、産休前の挨拶について詳しくご説明していきます。産休挨拶メールの文例もご紹介していきますので、メールで産休の挨拶をしようと考えている方は、ご参考にしてください。

産休の挨拶をするタイミング

オフィスで仕事中の妊婦

産休の取得開始日が決まったら、挨拶するタイミングの検討に入りましょう。産休の挨拶は、「いつまでにしなければいけない!」という決まりがある訳ではありません。ただ、あまり遅すぎると周りの方が戸惑ってしまいますので、余裕をもって行ってください。

産休挨拶のタイミング

  • 社内への挨拶・・・産休入り1ヶ月前を目安に行いましょう
  • 社外への挨拶・・・社内への挨拶を終えてから、スタートしておきましょう

産休前の最後の出社日に、直属の上司や同僚には口頭で、その他の社内関係者には、メールで再度挨拶をして産休に入りましょう。社外の取引先に対しても、余裕があればメールで「明日から産休に入る」ということを連絡しておくと、より丁寧な印象を与えることができます。

産休挨拶をする順番

産休の挨拶で挨拶をする時期と同じくらい大切なのが、挨拶をする順番です。挨拶をする順番を間違えたばかりに、相手の方に不快な思いをさせてしまうこともありますので気をつけてください。

産休挨拶をする順番<社内>

  • 直属の上司
  • 同僚・部下
  • 社内の関係者

社内の上司・同僚などへの挨拶が終わったら、社外への挨拶をはじめて行きましょう。営業職など、取引相手が多い方は大変でしょうが、頑張って進めていきましょう。

産休挨拶をする順番<社外>

社外への産休の挨拶は、重要な取引先から順番に行うのがベストですが、訪問する場合には、相手のスケジュールもありますので、その通りにならない場合があります。直接訪問する場合は、後任の担当者に同行してもらうようにすると、効率的です。

産休挨拶はメールでOK?

ノートパソコンを開いている妊婦

「産休の挨拶をメールでするのは失礼ではないか?」と心配になる方もいるかもしれません。最近のビジネスルールにおいては、重要な内容の話しをメールで進めていく場面は増えています。在宅勤務を取り入れる会社も多くなっているなかで、メールは欠かすことのできないビジネスツールの一つとしての地位を確立していますので、メールで産休挨拶をされることに抵抗がない人も増えていると考えていいでしょう。

特に、つわりなどで体調が優れず社外に出ることが厳しい妊婦さんにとっては、取引先などにメールで産休の連絡をすることができることは、非常にありがたいです。

ただ、いつでも面と向かって話ができる直属の上司や社内関係者にまで、メールで産休挨拶をするのはおすすめしません。やはり、直属の上司や同僚・部下には、口頭できちんと挨拶するようにしましょう。

産休挨拶で知らせるべき事項

産休の挨拶では、必ず知らせておかなければいけないことがあります。連絡漏れがあると、産休に入ってから残された人を困らせることになりますので、気をつけてください。

産休に入る日付

一番重要なのは、産休前の最終出社日がいつかということです。産休に入る日から逆算して、仕事を進めたり、業務の引き継ぎをしたりしますので、産休に入る日付は忘れずに、明記しましょう。

産休・育休明けの予定日

カレンダータイプのスケジュール帳

産休明けの予定日、また、産休からそのまま育休に入る予定の方は、育休明けの予定日を連絡しておきましょう。産休・育休に関しては、受け入れ先の保育園が見つからなかったり、産後の本人の体調の回復が遅れたりして、復帰が遅れる可能性もありますので、あくまで「予定」ということで連絡しておく方が良いです。産休・育休明けの職場復帰日については、正式に決定した段階で改めて関係者にご連絡するようにしましょう。

後任の担当者

産休中に仕事を引き継いでもらう担当者が決定している場合には、新しい担当者も併せて連絡しておいてください。後任の決定が遅れている場合には、まず産休に入る旨だけ連絡をして、「後任の担当者に関しては、決まり次第改めてご連絡します」と伝えておきましょう。

後任の担当者の連絡先

後任の担当者の連絡先も併せて伝えておくと、混乱無く引き継ぐことができるでしょう。伝えておきたい内容としては、「担当者のメールアドレス・電話番号」は最低限必要になります。最近は、携帯電話を仕事でも活用している方が多いので、相手の了承を得ていれば携帯電話の電話番号もお知らせしておいてもよいでしょう。

産休の挨拶漏れに注意!

産休の挨拶をするときには、事前に「挨拶先リスト」を作り、産休挨拶の漏れがないようにしてください。社外の挨拶先については、取引の内容に応じて「訪問して口頭で挨拶する方」「メールでの挨拶だけにする方」に分けておくと良いでしょう。産休の挨拶漏れがあると、休職中に周りの方に迷惑を掛けてしまい、業務にも支障が出てしまうことがありますので、くれぐれも注意してください。

産休挨拶メールの例文

オフィスで机に座っている妊婦

今まで、社内外の方が産休を取得されて、産休の挨拶メールを頂いた方であれば、何となくイメージがわくのでしょうが、今まで産休挨拶メールを受け取ったことがない方にとっては、何を書けば良いか検討が付かないでしょう。産休挨拶メールに必ず入れておきたい事項を盛り込んだ、産休挨拶メールの例文をご紹介しますので、産休挨拶メールを書かれるときの参考にしてください。

産休の挨拶メールを送る時には、「職場復帰後の仕事への意欲」が伝わるような文面にしておくことが、好感度アップのポイントになるでしょう。

社内向け例文

社内向けの産休の挨拶メールは、口頭で伝えるべき方への挨拶が終わってから送りましょう。社内向けへの産休挨拶メールでは、一度に多くの人に送ることができる「一斉メール」を活用するのが便利です。

件名:【〇〇部〇〇】〇月〇日より産休入りさせて頂きます
本文:
〇〇部各位
お仕事中に失礼いたします。〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、〇月〇日より産休に入らせていただくことになりました。産休前の最終出社日は、〇月〇日となります。
産休後は、引き続き育休を取得させて頂き、〇〇年〇月の職場復帰を予定しております。
休職中は、〇〇さんに業務を引き継ぎいたします。〇〇さんの連絡先は、以下の通りになります。
=============
〇〇部 〇〇 〇〇
Mail:
Tel
=============
妊娠してからは、皆様に私の体調に関してお気遣い頂きましたこと、感謝しております。皆様に支えて頂きましたおかげで、今日まで仕事を続けてくることができました。
産休・育休中は、皆様にご迷惑をおかけすること、心苦しく思っております。職場復帰しましたら、今まで以上に会社の力になれるように、頑張っていきたいと思います。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇

社外向け例文

社外向けの産休挨拶メールは、基本的には個別に送ることになります。ただ、同じ会社の方同士(課長と担当)でしたら、複数の宛先に同時に送ってもよいでしょう。産休の挨拶メールを送り終えてから、後任の担当者からも先方へ挨拶のメールを送ってもらうようにすると、丁寧な印象を与えることができますし、引き継ぎも上手くいくでしょう。

件名:休職(産休・育休)のご挨拶
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇(株)の〇〇です。

私事で大変恐縮ではありますが、〇月〇日より出産のため休職させて頂くこととなりました。
休職中の御社の担当は、弊社〇〇がさせて頂きます。〇〇の連絡先は、以下の通りです。
=============
〇〇(株)〇〇部
〇〇 〇〇
Mail:
Tel
=============
急な担当変更により、御社にはご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、できるかぎりスムースに業務の引き継ぎができるように努めてまいります。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、お願い申し上げます。

本来ならお伺いしてご挨拶をすべきところを、メールでのご挨拶となりましたこと、大変失礼いたしました。

御社を担当させて頂いた〇年間、大変お世話になりありがとうございました。職場復帰した際には、また御社とお仕事をさせて頂く機会があればと思っております。

最後になりましたが、御社のますますのご繁栄と〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇 〇〇

産休挨拶にお菓子は必要?

産休の挨拶をする時に、お菓子を添えた方が良いか迷う方は多いです。休職中は、周りの方への負担が大きくなってしまいます。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という気持ちを込めて、お菓子を添えたいという気持ちの方もいるでしょう。

前例に倣うのがベスト

産休の挨拶にお菓子を添えるか迷った場合には、基本的には「前例に倣う」のが一番良いでしょう。以前に職場で産休を取得された方がお菓子を準備されていたのであれば、その方が配られたのと同じような価格のお菓子を配ると良いでしょう。以前の方に比べて明らかに高額と判るお菓子を配ってしまうと、次に産休を取得する方が困ってしまうことがあります。

お菓子は、産休明けの挨拶の時に準備する方も多いです。前例や会社の雰囲気でどうするか決めましょう。

産休挨拶のお菓子選びのポイント

カラフルなマカロン

産休挨拶の時に配るお菓子を選ぶ時には、以下の点に気をつけましょう。

個包装のお菓子

個包装になっていて、配りやすいものを選びましょう。個包装の焼き菓子1個などでも十分です。

食べやすいお菓子

仕事中に席で食べることを想定して、食べやすいものを選びましょう。ボロボロこぼれるものや、服が汚れてしまうようなものはNGです。

賞味期限の長いお菓子

生菓子など、すぐに食べなければいけないものは、基本的に避けてください。常温で長持ちするものが一番です。夏場のチョコレートは、溶けてしまう可能性が高いのでやめておきましょう。

産休は周囲に受け入れられているのか?

産休の挨拶をする時に、気になるのが周囲の方の反応ではないでしょうか。最近は、結婚・出産をしても仕事を続ける女性が増えてきましたが、かなり上の世代では、「結婚したら退職するのが当然」と考えている人もいるでしょう。

産休の挨拶メールに対する反応は、人により様々です。丁寧な激励の返信をしてくださる方もいれば、特に返信の無い方もいます。中には、メールがきちんと届いていなかったり、多忙でメールをきちんと確認できなかったりする場合もありますので、特に社外の取引先で産休挨拶メールの返信がない場合には、きちんと届いているか確認のお電話をした方がよいでしょう。

産休挨拶は職場復帰へのカギ

産休は、法律で保証されている労働者の権利ですが、周りの方への負担が大きいのも事実です。産休の挨拶では、「当然の権利だから取得します」という気持ちではなく、「ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします」という気持ちで行うとよいでしょう。産休の挨拶がきちんとできていると、職場復帰した時の周囲の反応も温かいかもしれません。出産後も、同じ職場で働き続けたいという方は、産休挨拶をきちんとしておきたいです。

産休明けも挨拶を忘れずに!

産休前の挨拶をきちんと行っているのに、産休明けの挨拶がおざなりになってしまうのは、非常に残念です。職場復帰した時には、産休・育休明けの挨拶も口頭やメールできちんと行うようにしてください。産休中の様子やお子さんが元気に保育所に通い始めたことなどを挨拶に盛り込むと、挨拶される人も笑顔を返してくれるでしょう。

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産休前の挨拶は余裕を持って始めましょう

妊娠中は、いつどのように体調が変化するか予想がつきません。無理は禁物ですが、ご自身の体調と相談しながら、余裕を持って産休の挨拶をはじめていくようにしましょう。ギリギリでの産休挨拶は、相手の方に不快な思いをさせてしまう可能性もありますので、気をつけてください。きちんと産休挨拶ができていると、自分自身も気持ち良く産休に入ることができるでしょう。

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